"HiOrg-Server" ist ein internetgestütztes System für Hilfsorganisationen zur Verwaltung der Mitglieder-Adressen, Terminen sowie zur kompletten Abwicklung von Sanitätsdiensten (von der Anforderung durch den Veranstalter über die Einteilung der einzelnen Helfer bis hin zur Rechnungsstellung und Registrierung der Helferstunden).

Folgende Features sind bereits freigeschaltet:

• Dynamische Adressliste: Jedes Mitglied pflegt seine eigenen Adressdaten, dadurch bleibt die Adressliste (natürlich mit Druckansicht) ständig aktuell. Mehrere (frei definierbare) Gruppen sorgen für bessere Übersicht in der Liste.
• Terminkalender: In der Übersicht werden nicht nur die kommenden Sanitätsdienste, sondern auch beliebige eigene Termine (nach Datum sortiert) angezeigt.
  Als "öffentlich" markierte Termine können direkt auf der Homepage des Vereins (ohne Login) eingesehen werden.
• WWW-Formular zur Sanitätsdienst-Anforderung: Kein lästiges hin- und herschicken von unleserlich ausgefüllten Formularen:
  1. Der Veranstalter trägt alle Daten in ein Internetformular ein...
  2. ...mit diesen Daten wird sofort ein Brief erzeugt, den der Veranstalter selbst ausdruckt, unterschreibt und per Post verschickt.
  3. Parallel dazu erhalten die Helfer diese Dienstanforderung per eMail (einzeln abschaltbar)
  4. Alle Dienstanforderungen werden auf www.hiorg-server.de gespeichert und sind jederzeit einsehbar
• Online-Helfermeldung:
  1. Interessiert sich ein Helfer für einen bestimmten Einsatz, so kann er dies online kundtun
  2. Der Sanitätsdienst-Beauftragte wird dann per eMail darüber informiert
• Einteilung der Helfer:
  1. Wenn einzelne Helfer zu einem bestimmten Einsatz eingeteilt werden, wird dieser Dienst in der persönlichen Übersicht dieser Helfer besonders hervorgehoben
  2. Die eingeteilten Helfer erhalten (wenn gewünscht) alle relevanten Daten zum Einsatz per eMail zugeschickt
  3. Dem Veranstalter wird die Durchführung des Dienstes per Mail bestätigt und der entsprechende Einsatzleiter benannt
• Registrierung der Helferstunden:
  1. Nach Ende des Einsatzes können die Helfer (oder der Sanitätsdienst-Beauftragte) angeben, wie lange der Dienst wirklich gedauert hat.
  2. Anschließend werden - bei Bedarf für jeden Helfer individuell - die geleisteten Helferstunden gespeichert und sind jederzeit in einer persönlichen Liste einsehbar.
• Rechnungsstellung:
  1. Da nicht nur die Adresse des Veranstalters, sondern auch die tatsächlich geleisteten Helferstunden dem System schon bekannt sind, kann die Rechnung mit einem Mausklick erstellt und aus dem Programm heraus direkt auf Ihrem Briefpapier gedruckt werden.
  2. An dieser Stelle können aber auch alle Angaben nochmals geändert werden, dadurch ist größtmögliche Flexibilität gewährleistet (z.B. Pauschalpreise / Zusatzleistungen / ...)
  3. Mehrere Einsätze können zu einer Sammelrechnung zusammengefügt werden
  4. Alle Rechnungen bleiben gespeichert und jederzeit abrufbar

...die neuesten Funktionen finden Sie auf einer täglich aktuellen Update-Liste!

Technische Details:

• Personalisierter Login: Jedes einzelne Mitglied besitzt einen eigenen Benutzernamen samt Kennwort. Beides (!) kann vom entsprechenden Benutzer selbst jederzeit geändert werden
• Vergessener Benutzername / Passwort: Benutzername kann über die eMail-Adresse ermittelt werden / Vergessenes Passwort kann per eMail zugesandt werden
• Mehrstufiges Rechte-System: Jedem Mitglied kann individuell eine beliebige Kombination der folgenden Berechtigungen zugeteilt werden:
  • Jedes Mitglied kann seine eigene Adresse sowie Zugangsdaten (Benutzername / Passwort) jederzeit ändern.
  • Helfer: Darf gemeinsame Adressliste sowie alle zukünftigen, noch nicht eingeteilten Sanitätsdienste einsehen.
  • Adressen: Kann neben seiner eigenen, auch andere Adressen ändern sowie neue Mitglieder hinzufügen.
  • Termine: Darf Termine eintragen und löschen, die (neben den Dienstanforderungen) auf der Startseite angezeigt werden.
  • Rundmail: Kann eine Mail an mehrere Mitglieder des Vereins gleichzeitig senden (auch mit Dateianhang / zusätzliche Empfänger möglich)
  • Sandienst: Darf Sanitätsdienste einteilen sowie eingegangene Anforderungen ändern.
  • Helferstunden: Kann zu jedem durchgeführten Dienst die geleisteten Stunden für die einzelnen Helfer abspeichern. Hat Einsicht in die Stunden-Listen aller Helfer.
  • Rechnungen: Darf Rechnungen erstellen, ausdrucken hat Übersicht über alle bereits erstellten Rechnungen.
  • Admin: Hat Übersicht über alle Benutzer des Systems (samt Datum/Zeit des letzten Login) und kann o.g. Rechte vergeben.
• Individuelles Layout: Sämtliche Seiten können an das Website-Layout der entsprechenden Hilfsorganisation angepasst werden.
• Flexible Einstellungen: Alle organisationsbezogenen Angaben (Adresse, Homepage, eMails, Ansprechpartner, Gebühren für Helfer/KTW/Zelt,...) können im komfortablen Konfigurationsmenü jederzeit selbst geändert werden.
• Sicherheit: Alle Passwörter werden verschlüsselt gespeichert; Benutzer werden nach 30 Minuten Inaktivität automatisch abgemeldet.
• Technische Grundlagen:
  • Programmiersprache: PHP 4
  • Datenbank: MySQL 4
  • Login-System: PHPLIB 7.4 (erweitert)
  Das System läuft komplett auf dem "HiOrg-Server", daher bestehen keine besonderen Anforderungen an den PC des Nutzers oder den WWW-Server der Hilfsorganisation.